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E-Mail Signatur hinterlegen

Bei Ihrer täglichen Arbeit mit pcbis.de/fitbis.de erzeugen Sie z.B. bei E-Book-Bestellungen oder bei Kundenbenachrichtigungen automatisch E-Mails, die vom System in Ihrem Namen versendet werden.

Wenn Sie als Buchhändler eine E-Mail an Ihre Endkunden schicken, ist die Verwendung einer E-Mail-Signatur rechtlich verpflichtend. In einem Geschäftsbrief und damit auch in der Signatur einer E-Mail im kaufmännischen Schriftverkehr müssen die folgenden Angaben enthalten sein:

exakte Firma

Ort der Niederlassung

oder der Sitz der Gesellschaft mit postalisch korrekter ladungsfähiger Anschrift

Registergericht

Gesellschaftsverantwortliche

• bei einem Einzelunternehmen: Name des Unternehmers sowie mindestens ein ausgeschriebener Vorname
• bei einer GmbH: Namen aller Geschäftsführer und gegebenenfalls des Aufsichtsratsvorsitzenden – jeweils mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  
• bei Unternehmen, deren Gesellschafter keine natürliche Person ist (wie GmbH & Co. KG) sind sämtliche Angaben zur persönlich haftenden Gesellschaft notwendig
• Bei Aktiengesellschaften: Namen aller Vorstandsmitglieder und des Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, dabei muss der Vorsitzende des Aufsichtsrats als solcher gekennzeichnet werden.

Weitere Angaben wie Telefon-, Faxnummer und Website sind freiwillig, aber empfehlenswert.

Vorlagen für eine rechtssichere E-Mail-Signatur für Ihre Unternehmensform finden Sie zahlreich im Internet.

Vorgehen in der Konfiguration

• Zur Neuanlage oder Korrektur Ihrer E-Mail-Signatur klicken Sie in der Konfiguration unter Sonstiges auf E-Mail Signatur hinterlegen:

• Tragen Sie hier eine verabschiedende Grußformel und Ihre Signatur ein.
  Danach sollten Sie noch Ihre Texte für die automatische Benachrichtigung überprüfen.
• klicken Sie unter Sonstiges auf den nächsten Menüpunkt Benachrichtigungstexte hinterlegen

Egal ob Sie für E-Mails den Standardtext oder einen individuellen Text verwenden, durch die Hinterlegung einer Signatur wird in Ihren automatischen Benachrichtigungsmails der Text nach der Titelliste (Im Standardtext stand zuvor "Freundliche Grüße, <Ihre Buchhandlung>") durch die E-Mail-Signatur ersetzt.
Insbesondere bei der Verwendung eines individuellen E-Mail-Textes sollten Sie prüfen, ob Sie deswegen Ihren Text anpassen wollen.

Weiterführende Themen:

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