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Bestellfunktionen
Beim Bestellen bzw. bei einer Sammelbestellung haben Sie verschiedene Bestellfunktionen zur Verfügung:
Titeldaten ergänzen
Sie können die Titeldaten der in der Sammelbestellung eingegebenen Bestellnummern nachbibliographieren.
- Wählen Sie im Menü Weitere Funktionen den Befehl Titeldaten ergänzen.
Die Daten werden abhängig vom gewählten Lieferanten in der zugeordneten Datenbank gesucht. Wenn der Titel gefunden wurde, werden zu der Bestellnummer Preis, Autor und Titel ergänzt.
Lieferbarkeit ermitteln (OLA)
Sowohl bei der Einzeltitelbestellung als auch bei der Sammelbestellung ist es beim Barsortiment möglich, die Lieferbarkeit zu prüfen.
- Wählen Sie im Menü Weiter Funktionen den Befehl OLA-Lieferabfrage oder klicken Sie auf das OLA-Symbol
 .
Die Lieferbarkeit der Titel wird geprüft und die lieferbaren Mengen werden eingeblendet.
- Wenn Sie weitere Informationen über die Gründe erhalten wollen, warum ein Titel nicht lieferbar ist, führen Sie die Maus zum gelben i-Symbol. In einem Tooltip sehen Sie die Fehlmenge, die Meldenummer und den Meldetext.
Online-Bestellung (OLA-Bestellen)
Sowohl bei der Einzeltitelbestellung als auch bei der Sammelbestellung ist es beim Barsortiment möglich, Titel sofort online zu bestellen. Wenn Sie bereits an der permanenten Bestellübertragung (Sofortbestellung) teilnehmen, ist das sogar der normale Bestellvorgang.
- Wählen Sie im Menü Weitere Funktionen den Befehl OLA-Bestellen.
- Lieferbare Titel werden bestellt und mit dem Status gesendet im Bestellbuch gespeichert.
- Nicht lieferbare Titel werden weiterhin mit der ursprünglichen Bestellmenge angezeigt. Wie bei der Lieferbarkeitsabfrage können Sie sich mit einem Mouseover über das gelbe i-Symbol genauere Informationen anzeigen lassen.
- Bei Titeln, bei denen eine Teilmenge lieferbar ist, sehen Sie diese in der Spalte Lieferbar. Der Wert in der Spalte Menge wird dann automatisch auf die lieferbare Menge reduziert. Um diese lieferbare Teilmenge zu bestellen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche OLA-Bestellen.
- Je nach Grund der Nichtlieferbarkeit können Sie die verbleibenden Titel anschließend beim ZF Barsortiment vormerken (z. B. kurzfristig nicht lieferbare Titel) oder bei einem anderen Lieferanten bestellen (z. B. Titel, die Zeitfracht nicht mehr führt).
Wenn Sie die Sofortbestellung nutzen, werden alle Ihre Bestellungen an das ZF Barsortiment beim Speichern sofort als OLA-Bestellung gesendet.
Manche Barsortimentsbestellungen können nicht sofort bestellt werden, sondern werden wie bisher mit dem Status erfasst ins Bestellbuch geschrieben:
- Bestellpositionen aus der Besorgungsdatenbank
- Versandservice Bestellungen
- Bestellungen mit optimierte Weiterleitung
- E-Book Bestellungen
- POD-Titel (Print-on-Demand)
Eine OLA kann wie oben beschrieben durchgeführt werden. Ebenso können Sie Bestellpositionen, die Sie später noch bearbeiten wollen, mit dem Status gesperrt erfassen.
Drucken eines Abholzettels
- Wählen Sie im Menü Weitere Funktionen den Befehl Abholzettel oder klicken Sie auf das Druckersymbol
 .
Auf dem Abholzettel erscheinen die Titelinformationen wie Autor, Titel, Verlag, Preis und die eingegebenen Kundendaten. Möchten Sie Ihr Firmenlogo auf dem Abholzettel ausdrucken, nehmen Sie die Einstellungen dafür im Konfigurationsprogramm vor.
Gleichzeitig mit der Vorschau wird ein Druckdialog geöffnet, in dem Sie einen Drucker auswählen und den Druck starten können.
Bestelldaten einlesen
Wenn Sie bei einem Vertreterbesuch dem Vertreter die Bestellungen in dessen System diktieren, dann bestellen Sie "am System vorbei". Damit Sie auch in Ihrem Bestellbuch einen Überblick über diese Reisebestellungen haben, sollten Sie den Vertreter bitten, Ihre Bestellungen möglichst nicht direkt an den Verlag zu übertragen, sondern nur eine Bestelldatei im bwa-Format zu erzeugen. Anschließend kann diese bwa-Datei dann mit einem USB-Stick übertragen oder per Mail an Sie gesendet werden.
In der Sammelbestellung haben Sie die Möglichkeit, eine solche bwa-Bestelldatei einzulesen, die mit einem anderen Programm erzeugt wurde.
- Wählen Sie im Menü Weitere Funktionen den Befehl Bestellungen einlesen.
- Klicken Sie auf + Datei auswählen, und wählen Sie die richtige Bestelldatei aus
Die Bestellsätze (maximal 200 Positionen im bwa-Format) werden eingelesen und die Titel werden "nachbibliografiert". Sie können im Kopf der Bestellung noch Änderungen vornehmen, weitere Bestellinformationen ergänzen und zusätzliche Positionen erfassen.
- Wählen Sie, mit welchem Status die Bestellung gespeichert werden soll:
- erfasst bzw. gesendet (OLA), wenn die Bestellung noch an den Verlag oder das Barsortiment übermittelt werden soll. Das ist vorzuziehen, weil nur beim Übermitteln der Bestellung durch pcbis/fitbis eine Bestellreferenz erzeugt wird, die später das Zuordnen des elektronischen Lieferscheins ermöglicht.
- gesperrt, wenn die Bestellung beispielsweise vom Vertreter schon an den Verlag übermittelt wurde. Diese Bestellung können Sie anschließend im Bestellbuch auf manuell gesendet setzen. So haben Sie dokumentiert, dass diese Titel bestellt sind. Allerdings kann das System diesen Bestellungen keinen elektronischen Lieferschein zuordnen, sondern wird für die ELS-Positionen neue Bestellungen anlegen.
- Speichern Sie die Bestellung.
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